برنامه اصلی توتيا

   استفاده کننده از برنامه امکان انجام امور مختلفی را خواهد داشت که مدير داروخانه اجازه انجام آنها را به وی داده است.

بطور کلی انجام امور روزمره در بخش اصلی برنامه توتيا انجام ميشود.

  ورود نسخ بيمه ای

   در اين بخش کاربر ابتدا نوع بيمه ، مشخصات دفترچه و پزشک تجويز کننده را وارد ميکند. با وارد کردن شماره نظام پزشکی ، نام و تخصص پزشک بطور اتوماتيک در ج خواهد شد و در صورتی که شماره نظام پزشکی نامعلوم باشد ميتوان با استفاده از نام پزشك ميتوان شماره نظام پزشكي را پيدا کرد.

    پس از ورود مشخصات (سر) نسخه نوبت به وارد کردن دارو ها (بدنه) نسخه ميرسد. براي وارد كردن دارو ها توتيا به پنج روش مختلف مجهز است كه اين امر باعث ميشود كه نسخه ها در سريعترين زمان ممكن وارد گردند اين 5 روش  در عنوان بعد شرح داده شده اند.
    در صورتی که برخی از داروها به دليلی مورد تعهد نباشد قيمت آنها بطور آزاد محاسبه خواهد شد و اگر مشتری تقاضای خريد تعدادی داروی OTC و لوازم بهداشتی نمايد ، همگی اينها در فرم قابل انجام ميباشند و خريداردر هنگام مراجعه به صندوق با دو صورتحساب نسخه بيمه اي و ساير خريد ها مواجه نخواهد شد.
    هنگام ثبت دارو ها برنامه تداخلات خطرناك دارويي را كنترل خواهد كرد و در صورت برخورد با آن پيغام لازم روي صفحه نمايش داده خواهد شد.  پس از ثبت نسخه امکان چاپ کامل (مشابه فاکتور) و يا چاپ خلاصه (فرانشيز،سهم سازمان،جمع کل) وجود دارد و بهترين حالت آنست که برای چاپ بر روی نسخه از پرينتر های بانکی (Sleep) استفاده شود. همچنين امكان چاپ اطلاعات دارويي بر روي كاغذ وجود دارد.
   بهای موارد خريداری شده به تفکيک قابل مشاهده است و امکان در نظر گرفتن تخفيف و روند کردن مبلغ وجود دارد. مبلغ ميتواند توسط فروشنده دارو و يا صندوق اخذ شود.

   پنج روش وارد كردن داروها

   1-كد سرعت: اين روش مستلزم اختصاص يک کد شخصی برای دارو هاي پر فروش است. مثلا ميتوانيد ax500 را به کپسول AMOXICILLIN 500 اختصاص دهید در اين صورت وارد کردن اين کد اختصاصی  به منزله وارد کردن کد اين دارو خواهد بود. همچنين ميتوانيد کد را برای يک گروه از دارو ها در نظر بگيريد و با زدن ax کل AMOXICILLIN ها در مقابل شما قرار گيرند تا از ميان آنها انتخاب کنيد. اين مستقيما در قسمت كد دارو درج ميشود.


   2- قيمت دارو: اگر در پنجره جستجوي دارو (كه با كليد F8 فعال ميشود) مقداري عددي وارد كنيد تمام دارو هايي كه داراي آن قيمت هستند نمايش داده خواهند شد و كاربر ميتواند از بين آنها داروي مورد نظرش را انتخاب نمايد. اين روش به لحاظ اينكه اكثر كاربران حرفه اي داروخانه ها قيمت داروها را از بر دارند بسيار كاربردي است.


   3-نام دارو (انگليسي): با وارد كردن چند حرف اول نام دارو در پنجره جستجوي دارو ميتوانيد داروي مورد نظرتان را پيدا كنيد. همچنين با علامت زدن در بخش جستجوي كامل اگر حرف وارد شده در وسط نام دارو و يا حتي در نام تجاري آن باشند ، قادر به يافتن آن خواهيد بود.

   4-نام دارو (فارسي): با وارد كردن چند حرف اول نام فارسي دارو در پنجره جستجوي دارو قادر به مشاهده و انتخاب داروي مورد نظرتان خواهيد بود. مثلا با وارد كردن هال دارو هاي هالوپريدول و هالوتان را در ليست خواهيد داشت.

   5- كد دارو: با دانستن يك كد 4 رقمي براي هر دارو ميتوانيد آنرا مستقيما وارد نسخه نماييد. اين روش براي داروهاي بسيار متداول و يا توسط كاربران حرفه با حافظه عالي استفاده ميشود و با وجود ساير روشها كمتر مورد استفاده قرار ميگيرد.

   داروهاي ساختني (جالينوسي)

    در برنامه توتيا امكان تعريف داروهاي ساختني بصورت نامحدود وجود دارد بدين گونه كه ميتوانيد در قسمت تعريف داروهاي ساختني هر تعداد داروي Bulk با نسبت هاي مشخص و همچنين ظرف و دستمزد ساخت را به داروي ساختني مورد نظرتان نسبت دهيد.
     به هنگام ورود نسخه با وارد كردن عنوان و يا كد سرعت مربوط به داروي ساختني ، كليه اقلام آن وارد ريز نسخه خواهند شد و قيمت هر يك از آنها با توجه به بيمه مورد نظر اعمال خواهد شد. همچنين تغيير در قيمت هر يك از اقلام bulk بطور خودكار قيمت داروي ساختني را تغيير خواهند داد و نيازي به تعريف مجدد نيست. پس از وارد كردن نسخه قيمت هر يك از دارو هاي ساختني بطور جداگانه قابل مشاهده و چاپ خواهد بود.

   داروهاي توام با هم

   در مورد داروهايي كه معمولا با يكديگر به فروش ميروند مانند -پني سيلين و آب مقطر و سورنگ-  امكان تعريف داروها بصورت مجموعه وجود دارد كه در اين صورت با وارد كردن يك كد سرعت كل مجموعه در نسخه ثبت خواهد شد.

   تداخلات دارويي

   در بانك اطلاعاتي توتيا تعدادي از تداخلات مهم دارويي ثبت گرديده اند و مسئول فني داروخانه ميتواند با نظر خود در اين اطلاعات دخل و تصرف نمايد. آنچه در توتيا قابل توجه است اين است كه تداخلات بين گروه هاي دارويي (و نه دارو به دارو) تعريف ميشوند مثلا آمينو گلايكو سايدها (تمام دارو هاي اين مجموعه) با اسيد اتاكرينيك (تمام اشكال دارويي) به عنوان يك تداخل در برنامه به ثبت رسيده اند.

   اطلاعات دارويي

   پس از وارد كردن هر يك از دارو ها ميتوانيد با فشاردادن كليد F1 به اطلاعات دارويي كامل آن دارو از قبيل موارد مصرف ، مكانيزم اثر ، فارماكوكلينيك ، هشدار ها ، عوارض جانبي ، تداخل دارويي ، مقدار مصرف ، اشكال دارويي و .... دست يابيد.


 

    كليه اطلاعات دارويي نرم افزار توتيا به زبان فارسي ميباشد.

   ورود نسخ آزاد

    ورود نسخ آزاد کمابيش شبيه نسخ بيمه ای است. اگر هدف از استفاده از برنامه فقط تقويم نسخ بيمه ای و گزارش گيری جهت ادارات بيمه باشد ميتوان از وارد کردن نسخ آزاد (و همچنين لوازم بهداشتی) و يا استفاده از بخش صندوق صرفنظر نمود.
    وليکن ورود کليه عمليات داروخانه به برنامه توتيا شديدا توصيه ميشود چرا که از اين طريق امکان گزارش گيری روزانه از ميزان دريافتي صندوق توسط شيفت های مختلف و موجودی گيری از قفسه ها و انبار داروخانه و امکانات حسابداری در مورد ميزان فروش ماهانه اقلام مختلف و ... در اختيار شما خواهد بود.

   فروش لوازم بهداشتی و داروی OTC

   در صورتی که داروخانه شما گسترده است ميتوانيد يک کامپيوتر را به بخش فروش لوازم بهداشتی اختصاص دهيد در غير اينصورت فروش لوازم بهداشتی دارو بصورت OTC از همان ترمينال دارو ميسر خواهد بود.

   اصلاح نسخه ها

  نسخه ها قبل از ثبت قابل تغيير اند وليکن بعد از ثبت (احتمالا با مراجعه مشتری چند ساعت بعد) قابل حذف و تغيير اند. در اين حال در بخش صندوق وجه اضافی از بيمار اخذ و يا وجهي به وی باز گردانده خواهد شد.

    برای اصلاح نسخه لازم است ابتدا با استفاده از پارامتر هايي (مانند نام پزشک ، نام بيمار ، داروی خريداری شده و....) نسخه مورد نظر پيدا شود و سپس تغييرات در مفاد آن ايجاد خواهد شد.

   اطلاعات برنامه

    اطلاعات برنامه شامل اطلاعات پزشکان (شامل نام ، شماره نظام پزشکی و تخصص) و همچنين اطلاعات داروها (شامل کد ، نام ، نحوه قبول توسط بيمه ها ، اطلاعات راجع به نداخلات داروئی ، قيمت و .... ) و لوازم بهداشتي ميباشد.

    اين اطلاعات توسط اين شرکت مرتبا به روز ميشود و از طريق اينترنت و با CD برای خريداران محترم ارسال ميگردد وليکن برای استفاده در موارد خاص مانند ورود اطلاعات لوازم بهداشتی ، داروهای خارجی و موارد مشابه امکان ورود و يا تغيير اطلاعات برای کاربران وجود دارد.
    البته اين امکان در صورتی قابل استفاده است که مدير داروخانه قبلا اجازه آنرا به کاربر داده باشد.

   به روز رساني اينترنتي

    فايل قيمت داروها - كه هميشه پس از تشكيل شوراي مربوطه و تصويب قيمت داروها به روز ميشود - با فرمت اكسل در سايت معاونت غذا و دارو وزارت بهداشت موجود بوده ، از طريق مراجعه به ادارات بيمه هم قابل دريافت است.
    بخش اطلاعات داروهاي برنامه توتيا ميتواند با قرائت فايل مذكور موارد تغيير قيمت را به مديريت داروخانه نشان داده ، پس از تاييد وي ، قيمت ها را بطور خودكار به روز نمايد.
 

  امکانات شخصی

    اين حق هر کاربری است که رنگ فرم ها و نوشته ها مطابق سليقه اش باشد. توتيا اين حق را به رسميت شناخته و برای هر کاربری امکان تعريف ظاهر برنامه را بطور شخصی بوجود آورده است.
    امكانات پذيرش نشخه مانند فارسي يا انگليسي بودن نام دارو ها و يا نحوه تنظيم تاريخ - تاريخ روز يا ورود دستي - نيز قابل تغيير بصورت شخصي ميباشد.
     کلمه عبور هر کاربر از سوی مدير داروخانه قابل تغيير است وليکن خود کاربر نيز حق تغيير کلمه عبور را دارد.

  صندوق

  پس از ثبت نسخه کاربر ثبت کننده ميتواند که
    1-خود وجه را از بيمار بگيرد و يا با صدور فيش وی را به صندوق احاله نمايد ، در هر دو حالت پس از دريافت وجه و يا فيش تاييد شده کاربر ميتواند تسويه نسخه را ثبت نمايد.
    2-سناريو ديگر بدين صورت است که به کاربر متصدی تحويل دارو  اجازه دريافت وجه داده نميشود و پس از ورود نسخه مشتری به صندوق (که در آنجا هم يک ترمينال توتيا وجود دارد) رفته وجه را ميپردازد. کاربر نسخه پيچ بر روی کامپيوتر خود پرداخت وجه را مشاهده نموده ، دارو را به مشتری تحويل ميدهد.
 

   

در هر يک از اين دو حالت حساب وجوه دريافتی توسط هر فرد - هر يک از متصديان تحويل دارو و يا و يا صندوقدار-در پايان روز مشخص خواهد بود.