برنامه راهبری توتيا

   اين برنامه تنها توسط مديريت داروخانه قابل دسترس است و در آن امور اصلی همچون تعريف کاربران ، شيفتها ، اطلاعات سازمان های بيمه و ... انجام ميگيرد.

   تهيه اطلاعات ارسالی به سازمان های بيمه

    در اين قسمت ابتدا نسخه های هر سازمان بيمه گر  شماره گذاری خواهند شد. اين شماره گذاری با توجه به انتخاب کاربر به انحای مختلف امکان پذير است مثلا ميتوان نسخه های بيشتر از مبلغی خاص را در ابتدای ليست قرار داد و يا نسخه های خاصی را (مانند نسخه های تاييد شده و يا نسخه های نوشته شده توسط کارشناسان مامايي) را تفکيک نمود.

    پس از انجام شماره گذاری ميتوان اقدام به تهيه فايل جهت ارائه ديسکت به سازمان بيمه گر و همچنين تهيه ليست و خلاصه ليست چاپي نمود. در مورد خلاصه ليست امکان ادغام چند نوع بيمه مختلف (که متعلق به يک سازمان بيمه گر هستند) وجود دارد.
    در ليست های چاپی تمامی اطلاعات نسخه ها و همجنين اطلاعات داروخانه (مانند شماره حساب و ...) درج ميگردد و پس از چاپ به غير از مهر و امضا نياز به وارد کردن مورد ديگری وجود ندارد.

   ساختن پشتيبان (Backup) از اطلاعات برنامه

   در هر سيستم اطلاعاتی گرفتن پشتيبان از ضروری ترين امور است و توصيه ما اين است که فايل های پشتيبان را در محلی خارج از داروخانه نگهداری کنيد تا در صورت هر گونه حادثه ای اطلاعات شما محفوظ بماند.
    سيستم پشتيبانی توتيا وابسته به قفل سخت افزاری است بدين معنا که شما هيچيک از همکاران شما (که دارای برنامه توتيا هستند) در صورت دسترسی به Backup شما قادر به دسترسی به اطلاعاتتان نخواهند بود ولی خود شما ميتوانيد با بردن قفل کامپيوتر خود به منزل اطلاعاتتان را در آنجا ملاحظه نماييد.

   تعريف کاربران سيستم

   در هر يک از کارمندان داروخانه شما که با توتيا کار ميکنند بايستی توسط شما به سيستم معرفی شوند. آنها فقط امکان انجام کارهايي را خواهند داشت که شما آنها را مجاز دانسته و در برنامه تعريف کرده ايد.

   همچنين امکان پيگيری کليه اعمال کاربران از جمله اينکه فلان نسخه را چه کسی و در چه زمانی وارد يا ويرايش کرده است ، زمان ورود و خروج کاربران به سيستم ، مبالغ دريافت شده توسط هر کاربر و .... وجود دارد.

   حق فنی و شيفت ها

   مبالغ مربوط به حق فنی در اين قسمت مشخص ميشود اگر داروخانه شما شبانه روزی باشد امکان تعرطف شيفت های شب و روز نيز وجود دارد.

   تعريف سازمان های بيمه

   داروخانه شما ممکن است با سازمان های بيمه مختلفی  که هر يک شرايط خاص خود را دارد طرف قرارداد باشد.

    اين شرايط از قبيل فرانشيز ، حق تحرير ، قبول يا عدم قبول حق فنی ، سقف نسخه های مختلف و اموری از اين قبيل است.
    همچنين در اينجا فيلد هایی که پر کردن آنها توسط سازمان بيمه گر اجباری شناخته شده است مشخص ميشود و کاربر وارد کننده نسخه وادار خواهد شد که اين فيلد ها را پر کند در حالی که بقيه فيلد ها ميتوانند خالی باشند.